Consejos para realizar presentaciones

¿Por qué usar diapositivas?

La presentación de diapositivas es un medio para apoyar tu exposición y no una finalidad por sí misma. Suponen una ayuda visual que te ayudará a:

Dado que es una ayuda a tu exposición, la presentación de diapositivas debe diseñarse cuando tienes claro cuales van a ser los contenidos de tu exposición, su estructura y sus puntos clave. Nunca caigas en el error de ir desarrollando tu exposición oral a medida que vas diseñando las diapositivas; recuerda, son un medio y no un fin. Un buen esquema para tu presentación oral, con las ideas principales bien claras te servirá como base para poder realizar unas buenas diapositivas de apoyo. Recuerda que lo importante es tu exposición, y si es mala ninguna diapositiva va a salvarla.

Software para realizar diapositivas

La calidad de tu presentación no vendrá determinada por el software que emplees. Con cualquiera de los siguientes puedes realizar excelentes diapositivas:

Estructura de tu presentación

Básicamente, tu exposición oral debe tener tres puntos:

  1. Una introducción informativa.
  2. Un cuerpo que consista en una serie de puntos principales que sigan una línea lógica coherente.
  3. Una conclusión que realce el trabajo que has realizado.

Prepara siempre primero tu presentación oral, y luego las diapositivas.

Los siguientes párrafos, te explican que contiene y cómo realizar la exposición de cada una de estas partes.

Espera a que el tribunal o el moderador te de la palabra. Preséntate si no lo han hecho (p.e. “soy Fulanito de tal, alumno de ...”) y explica muy brevemente el contenido de tu trabajo sobre el que versa la presentación (p.e. “en esta presentación expondré un resumen de mi trabajo que explora/analiza/investiga ...”) así como la metodología aplicada (p.e. “para ello realizaré una revisión de la literatura” o “realizaré un estudio comparativo de la empresa con datos sectoriales”). Termina la introducción creando una expectativa sobre los resultados obtenidos (p.e. “a priori sería de esperar unos resultados que ...” o “como veremos la teoría nos ofrece una visión de ... pero nuestro estudio marca una diferencia en ...”).

El cuerpo es la parte principal de tu exposición. En ella deberás explicar las que creas son las principales ideas de tu trabajo. No se corresponde necesariamente con una secuencia resumida de lo que has escrito en tu trabajo sino que debes tratar de realzar los puntos de mayor interés y que contribuyan a la mejor valoración de tu esfuerzo. Tus diapositivas deberán contribuir a realzar y clarificar estos puntos. Las transiciones serán claves para hilar una secuencia lógica de ideas (p.e. “empezaremos examinando ...”, “ahora que hemos visto ... debemos pasar a ...”, “en contraste con lo expresado anteriormente ...”, “cambiando el enfoque del aspecto A al aspecto B, nos encontramos con ...”, “en consecuencia, observamos que los resultados ...”). Estas transiciones pueden señalarte cuando las ideas deben situarse en distintas diapositivas. Durante la exposición, no pierdas el contacto visual con tus oyentes en estas transiciones, pues resulta de suma importancia mantener su atención en estos puntos para que comprendan tu secuencia lógica.

Generalmente la conclusión es infravalorada pues ya se habrá expuesto el contenido principal del trabajo y el tiempo disponible se estará agotando. Pero, por el contrario, es una fase muy importante (a veces incluso reaviva el interés de aquellos oyentes que se hayan desenganchado de la exposición) donde debes poner de manifiesto el propósito de tu trabajo y los logros que con él has conseguido. Tu conclusión debe incrementar el efecto positivo que habrás generado en tus oyentes. Para ello debes recapitular sobre el objetivo de tu trabajo (p.e. “en esta presentación he expuesto un estudio sobre ...”), manifestar las principales conclusiones (p.e. “confío en haber mostrado como la normativa sobre ... ha generado unos efectos ...”), indicar cual sería el desarrollo futuro de estudio o aplicación sobre el problema (p.e. “esto señala la necesidad de profundizar en esta línea ...”, “la empresa debería realizar análisis periódicos centrados en ... para así mejorar su rentabilidad”), comentar que quedas a disposición del público o tribunal para responder a las dudas que deseen plantear, y por último agradecer la atención que te han prestado.

Elaboración de las diapositivas

Es de suma importancia para el éxito de tu presentación tener claro que la finalidad de las diapositivas no es recordarte lo que tienes que contar a tu público (error muy común en el que todo el mundo ha caído en sus presentaciones iniciales) sino ayudarle a seguir tu exposición. Si necesitas un esquema para realizar tu exposición recurre a pequeñas tarjetas. Adicionalmente, algún software de presentaciones permite una opción que muestra texto sólo visible en la pantalla del presentador, pero su disponibilidad dependerá de la capacidad del hardware instalado (ordenador, cañón duplicador, etc) y con frecuencia su seguimiento te llevará a perder el contacto con los asistentes desviando continuamente la mirada a la pantalla.

También debes asumir que tu público no es multitarea. Normalmente el presentador habla mientras proyecta diapositivas que el público intenta seguir. La realidad es que en muchas ocasiones el público tiende a estar más pendiente de la diapositiva que del presentador. Piensa además que el público leerá más rápido las diapositivas que tú y os encontrareis fuera de sincronía. Entonces ¿por qué proyectar diapositivas que distraen al público del objetivo principal de la presentación?

Las diapositivas en modo texto constituyen un gran error que siempre debe evitarse. En general, una diapositiva con más de 15 palabras puede resultar contraproducente. Por ello, debes tratar de sustituir todas las palabras que puedas por imágenes y gráficos, reduciendo al máximo el texto explicativo, quizá sólo al título de la diapositiva y a un pie del gráfico. Aunque no lo consigas por completo, tu capacidad explicativa ganará en el proceso. También puedes plantearte cada diapositiva como una minipresentación, con una idea clave e información a desarrollar en tu exposición. Si la diapositiva incluye un gráfico, una imagen, una cita o algún tipo de información que el público deba asimilar, dales un poco de tiempo para ello y no hagas como que no existe.

Trata de comparar una presentación en cuyas diapositivas sólo figuren gráficos o texto clave (haz uso de pequeñas tarjetas si necesitas recordar el esquema general) frente a una cuyas diapositivas el presentador esté leyendo (con o sin listas), perdiendo la vista a un público que leerá más rápido y que verá ante él a un orador que no parece ser experto en el tema del cual está hablando, pues precisa leer. Tú mismo te darás cuenta de que estilo de diapositiva y presentación resulta más adecuado.

En general, la regla 10/20/30 (10 diapositivas, 20 minutos, 30 puntos) da buenos resultados en presentaciones cortas. No la tomes como una regla rígida pero puede servir para orientarte:

Texto

El texto en las diapositivas merece su propio espacio de atención. Frecuentemente se realizan diapositivas con texto de 14-16 puntos cuya lectura el orador acaba incorporando a su presentación en puntos en los que no tiene seguridad y donde cree que con la lectura ganará en autoridad. ¡Pero recuerda que para leer un texto no habrían venido a escucharte!

La presentación se torna en una secuencia de diapositivas llenas de mucho texto agrupado en viñetas que resulta ilegible, bien por su escaso tamaño o bien por su longitud, incluso a veces por las fuentes tipográficas empleadas. Probablemente, el profesorado somos culpable de ello por haber llegado a considerar las diapositivas como los apuntes de una asignatura.

Además de la regla 10/20/30 es también recomendable la regla 7/7: no más de 7 palabras por línea y no más de 7 líneas. Si bien esta regla no suele ser compatible con un texto de tamaño mínimo en 30 puntos (como sugiere la regla 10/20/30) es una buena indicación de como tratar las diapositivas para no llenar demasiado el espacio y facilitar la lectura si decides incluir texto en listas.

Trata siempre de generar un texto legible, para ello evita las tipografías redondeadas como Comic Sans pues no permiten una visualización clara. Emplea fuentes de la familia sans-serif como Helvetica, Arial o Times, pues al no ser redondeadas mejoran la legibilidad (por el contrario, las fórmulas matemáticas tradicionalmente se escriben en fuentes redondeadas o serif). No uses excesivas fuentes. No abuses de las mayúsculas pues generan bloques de texto que dificultan la lectura. En el escaso número de palabras que uses en la diapositiva, trata de que sean claras para evitar confusiones e indefiniciones; recuerda que solamente apoyan tu discurso, pero el discurso es tuyo y de tu voz.

Por último, evita los fondos complejos pues dificultarán la lectura del texto que se sitúe sobre ellos; si excepcionalmente crees conveniente su uso en alguna dispositiva, coloca el texto sobre un área de color uniforme que contraste con el fondo.

Aspecto de las diapositivas

Maneja los contrastes con el fondo evitando colores que resulten difusos (especialmente los degradados). Recuerda que tanto el proyector como la luz de la sala siempre van a hacer perder nitidez a tu presentación respecto a la pantalla de tu ordenador, y en algunos casos pueden alterar sustancialmente la escala de la paleta de colores elegida. Como norma general, no abuses de los colores ni en los textos ni en los fondos para reducir la confusión. Si puedes, visualiza previamente las diapositivas en el proyector de la sala de exposición para poder hacer correcciones.

Las plantillas prediseñadas del software de diapositivas te pueden ofrecer paletas de colores agradables a la vista y realmente efectivas, pero sé crítico con ellas porque no siempre es así. Mantén siempre un aspecto uniforme en todas las diapositivas, salvo que excepcionalmente quieras resaltar alguna de ellas sobre las demás. No uses excesivos colores en la presentación, usa algún color específico para resaltar texto o palabras clave. Trata de evitar ese triste momento en que el orador menciona que quizá no se vea el texto incluido en elas diapositivas y recurre a su lectura para que el público siga la exposición.

No emplees cliparts incluidos en el software, dale tu toque personal a la presentación incluyendo imágenes que realmente cubran tus necesidades y no sean simplemente decorativas. Se cuidadoso con las imágenes que encuentras en la Red, en muchas ocasiones no disponen de la resolución adecuada para su proyección.

No abuses de los efectos especiales ni de las transiciones. Considera no usarlos si ralentizan tu ritmo y/o no aportan nada a la exposición. Recuerda que el objetivo es realizar una exposición clara y no ganar un Oscar a los mejores efectos especiales. Incluso pudiera darse el caso de que si tu aplicación te permitiera usar efectos novedosos el público estuviera más pendiente de ellos y de cómo los has hecho que de la exposición.

Puedes recurrir a una diapositiva totalmente en blanco o negro si consideras que en algún punto de la exposición el público debe centrarse exclusivamente en tus palabras y no en lo que se esté proyectando en ese momento.

Exposición

Previamente a la exposición, ensaya. Primero únicamente la exposición, luego la exposición con ayuda de diapositivas, solo o con un compañero que te ayuda a pulir defectos y a comprobar la coordinación entre exposición y diapositivas. Si puedes, realiza alguno de estos ensayos en la sala donde vayas a exponer para practicar también las ubicaciones y probar el equipamiento disponible. Mide los tiempos y pule la exposición hasta ceñirte al tiempo disponible o algo menos. Nunca pidas a otra persona que se ocupe de pasar las diapositivas, pues no tendrá tu grado de sincronización con el discurso.

Aunque no debes llevar memorizada la presentación, pues no sonarás natural, es buena idea que sí memorices el inicio pues los nervios podrían jugarte una mala pasada. Una vez iniciada la presentación ya estarás más relajado y podrás continuar con naturalidad. Del mismo modo, es recomendable que trates de memorizar las conclusiones, pues si te excedes en tu tiempo el tribunal o moderador podría pedirte que fueras terminando; en ese caso evitarás un final atolondrado por improvisación recurriendo a un texto memorizado.

Ten claro cuales son los mejores puntos de tu trabajo para poder enfatizarlos en los momentos clave de la presentación. Evitarás un tono monocorde y harás que el público entienda mejor el contenido y tus aportaciones. En tu discurso puedes hacerte preguntas que tú mismo respondes para enfatizar el interés sobre un punto concreto.

Trata de obtener un lugar privilegiado sobre la tarima, el lugar en el que mejor te puedas dirigir con naturalidad al público o tribunal, evitando interferir con el proyector o quedar bloqueado por el ordenador. No te sitúes en una esquina aunque el ordenador se encuentre allí ubicado. Recuerda que el pasador de diapositivas te permitirá exponer desde cualquier punto. No te dirijas a la pantalla ni a tus notas, sino al público o tribunal. ¡Desconecta o silencia tu teléfono!

Emplea un ritmo de exposición adecuado, natural, no demasiado rápido y con el que te sientas cómodo. Voz fuerte y clara, sin titubeos al hablar. Mantén contacto visual con el tribunal o el público y no te dejes influir por gestos o actitudes entre ellos (p.e. pérdida de atención, gestos de desacuerdo con tu exposición, etc).

Mientras estés exponiendo, usa el puntero láser con moderación. Únicamente cuando en la diapositiva haya algo que crees que tiene que centrar la atención del público. En ese caso trata de fijar el punto sobre el objeto para que resulte lo más claro posible, no hagas el gesto de rodear el objeto con el puntero pues pudiera resultar confuso.

Evita hacer autocomentarios sobre tu exposición (p.e. "me estoy quedando sin tiempo", "pasaré por este tema más rápido", etc). Causan mala impresión sobre tu preparación previa y hacen que los oyentes desconecten de tu exposición. Recuerda ¡has hecho preparación previa y por tanto esas situaciones no deben ocurrir!

Si durante la exposición ocurre cualquier imprevisto (se te cae el pasador al suelo, una aplicación del ordenador aparece en pantalla, etc) actúa con total naturalidad mientras lo resuelves ¡A todo orador le ha pasado alguna vez!

Recuerda terminar agradeciendo al público e incluso al tribunal su atención y muéstrate dispuesto a contestar las preguntas que deseen. Puedes dedicar una diapositiva a ello que sea una variante de la inicial con tus datos y los de la presentación. Evitarás que la última diapositiva de conclusiones siga expuesta cuando ya hayas terminado, mejorando la imagen en esta última fase.

Anota las preguntas que te realiza el tribunal y trata de responderlas con la mayor precisión posible. No dudes en pedir que te aclaren la pregunta si lo consideras necesario, pero no te limites a pedir la aclaración, enuncia en la pregunta las distintas opciones que te planteas (p.e. compara ”¿Su pregunta se refiere a la línea de investigación A centrada en el factor X o a la línea B en torno al factor Y?” frente a un escueto “No entiendo a qué se refiere ¿puede concretar su pregunta?”). No es necesaria una respuesta muy larga, se sintético y concluye tu respuesta manifestando si con ella se ha respondido la pregunta (p.e. “he tratado de ser breve pero espero que con ello haya respondido a su pregunta, si lo desea y el tiempo disponible lo permite puedo desarrollar la respuesta más en más profundidad”). Nunca traspases tus comportamientos a otros y se positivo; evita respuestas tales como “ninguna investigación previa se lo planteó y por eso no lo hice” o “fue lo que me indicó mi director” y emplea un estilo que refleje tu autonomía y participación en el desarrollo del trabajo “al ser un trabajo básico decidí seguir técnicas similares a las empleadas hasta ahora” o “de acuerdo con mi director decidimos centrarnos únicamente en este aspecto”.

Problemas técnicos

En su mayoría surgirán porque has preparado tu presentación con un ordenador y estás empleando otro para la presentación. Los más frecuentes son:

En última instancia, si todo falla, recuerda que un buen orador es capaz de realizar su presentación sin diapositivas, apoyándose en el uso de una pizarra si las circunstancias lo exigen.

Documento original: 26/01/2014 - Última actualización: 26/01/2015
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